随着企业内外文档交换的频繁与渠道多样化，文档泄露的风险正急剧攀升。这些流通的文档往往蕴含技术机密、客户隐私、财务信息等高度敏感内容。一旦未加密的文档通过不安全的传输途径外流，或是合作伙伴不慎（或故意）将文档分享给未授权人员，都将可能导致机密信息的严重泄露，后果不堪设想。
内外部文档交换面临的管理难题：
为降低数据泄露风险，部分企业将内部网络细分为多个独立区域，严格限制部门与系统间的访问权限。然而，这一举措虽有效却牺牲了文档交换的便捷性。为此，市场迫切需要一款既能确保安全可控，又能高效便捷地对外发送文档资料的工具。
外发合同、图纸等机密文档给合作伙伴后，如何确保机密不被二次泄露，避免无关人员窥探？合作终止后，能否迅速删除外发的资料文档，防止其被滥用？这些是当前亟待解决的棘手问题。
每日文档外发量庞大，员工究竟发送了哪些文档？其中是否含有敏感信息？若无详尽日志记录，文档流转过程难以追溯，机密泄露风险悄然上升。为有效降低泄密风险，亟需建立连贯的文档流转审计日志体系，强化泄密事件溯源能力。
内外部文档交换的信息保护方案：
1、系统部署
IP-guard文档安全交换系统架设于隔离网络的出口，所有文档均通过此系统进行外发，对需要外发的文档进行统一管理，防范泄密风险。
2、文件外发
机密文档直接通过U盘、网盘、邮件以及即时通讯等渠道外发给外部人员，很难保证这些文档的安全。IP-guard文档安全交换系统可以帮助将需要外发的文档以链接的形式对外分享文件，同时还可以限制链接的权限，包括：仅预览、可下载、下载次数以及链接有效期。
3、审批流程
目前IP-guard审批机制十分健全，除了可以用自带平台，还可以通过钉钉平台、企业微信等完成审批工作，不同的审批模式，企业可以根据自身的管理需要选择更便捷的审批机制。
4、外发形态
IP-guard支持以明文、密文、外发文件等形式交付给第三方合作伙伴，用户可以根据管理需要，对外发送不同形式的文档。
5、文件控制
企业可以根据需要指定外发文档在外的访问权限，可限制外发文件的复制、截屏、打印、打开次数、有效期、自动销毁等权限，防止二次泄密。
6、分享日志
