终端应用激增，文档传输渠道日益多样，不仅可以通过网盘、即时通讯工具、FTP等途径将电子文档发送给他人，还可以通过会议客户端程序、云笔记程序等上传文件，移动智能设备之间的跨屏互传也极为便捷，便捷性伴随而来的是防不胜防的泄密风险。
面对海量的文档外发行为，企业往往难以察觉机密文档何时、通过何种渠道、由谁外发，导致有意无意的泄密事件频发。为有效降低文档外传的泄密风险，实施严格的文档管控与审计至关重要。
管控文档外传，你可以这样做：
1、文档加密，文档外传也不怕
防止文档外传泄密，最有效的方法就对文档进行加密保护，即使文档被传到企业外，也可以得到加密保护。IP-guard加密系统可以帮助加密保护机密文档安全，加密文档只能在授权环境中打开，文档无论从何种渠道外传，在非授权环境都无法打开，这样可以很好保证机密文档在企业内外的安全。
管控公有云平台/网页上传，限制通过云盘、网页上传的行为。通过IP-guard提前对机密文档进行加密保护，机密文档被上传到外部平台时仍然保持加密状态，即使被下载到终端也始终得到加密保护。IP-guard也可以一些通过移动智能设备、助手工具的跨屏互连传文件行为进行管控，多维度封堵泄密渠道。
IP-guard支持记录通过聊天工具、网络盘、邮件、网页上传、跨屏互传等外传文档的行为，管理员通过审计可以随时查看各终端的文档外传行为，及时发现泄密风险。
3、智能识别，及时阻断敏感信息外传
IP-guard支持在文档中加入显式水印或隐式水印，水印将跟随文档流转一直存在。此外用户外传文档时，支持在文档中加入流转信息，记录文档在各个计算机节点上的流通情况，当文档出现泄密时，企业可借助文档的水印或流转信息，轻松查询出文档在流通的各环节涉及的人员、操作、时间等信息，实现快速精准追踪。
IP-guard还支持将用户发送文件或截图的行为与屏幕监控结合起来，当用户发送文件或截图时，系统将自动截取当时的屏幕画面，把泄密行为以画面的形式存储下来，作为日后追查的有力凭证。通过IP-guard的全方位管控与审计溯源功能，企业能够更全面地规范文档外传行为，确保文档的内外流转始终安全可控。
